Caso real · Transporte e logística
Saber o que há
para receber.
Todos os dias.
Duas empresas de transporte rodoviário, com contabilidade e operação em sistemas diferentes e contas em vários bancos. A informação existia, mas estava espalhada.
- Setor
- Transporte rodoviário de mercadorias
- Âmbito
- Grupo com duas empresas
- Processo
- Tesouraria e apoio às cobranças
- Implementação
- Híbrida: local e cloud
- Estado descrito
- Em produção
Rotina automática · Decisão humana
Da exportação à decisão.
- 01
Os ficheiros chegam ao processo
O agente reúne exportações da contabilidade, da gestão de transportes e dos bancos. Os ficheiros ficam organizados pelo seu conteúdo.
- 02
Um registo de movimentos
Bancos, cartões e linhas de financiamento são reunidos. O sistema elimina duplicados e classifica os movimentos segundo regras da empresa.
- 03
Uma posição de tesouraria
O painel apresenta saldos de clientes e fornecedores, factoring, antiguidade de saldos e obrigações fiscais, a partir das exportações disponíveis.
- 04
O que mudou desde ontem
Uma comparação com a atualização anterior identifica novos recebimentos e contas com saldo negativo. O agente prepara um resumo para a equipa.
- 05
A equipa decide
Diferenças, cobranças, acordos e pagamentos ficam com as pessoas. O sistema prepara informação; não paga, não contacta clientes nem altera a contabilidade.
Informação dispersa.
- Extratos descarregados e reunidos manualmente
- Saldos consultados em exportações separadas
- Antiguidade de saldos preparada quando havia tempo
- Posição de tesouraria a chegar à gerência com atraso
Uma vista diária.
- Movimentos reunidos e classificados sem nova digitação no painel
- Um ponto de consulta para as exportações disponíveis
- Comparação entre atualizações e resumo das alterações
- Equipa focada nas diferenças e nas decisões
As regras são da empresa.
O que não encaixa nos critérios definidos fica marcado para revisão. A classificação no painel não é um lançamento automático na contabilidade.
Nada sai sem uma pessoa.
O sistema não paga, não contacta clientes e não altera a contabilidade. A equipa continua a decidir.
Cada atualização deixa rasto.
Uma cópia da versão anterior permite comparar o que mudou. A data de atualização importa: o painel reflete as exportações que recebeu.
Como avaliar o resultado
Medir o processo.
Este caso descreve o funcionamento e os resultados operacionais. Não são publicados valores financeiros, percentagens de poupança ou medições quantitativas.
- Tempo semanal de recolha e preparação de extratos
- Movimentos classificados sem intervenção
- Tempo entre o movimento e a visibilidade na gerência
- Diferenças detetadas na reconciliação